收藏   投稿通道
中国金融网 金融网 中金网 产业联盟

给任务清单断舍离,你才能真正效率爆棚

[标签]任务

  我们许多人犯的错误是,幻想我们可以把门槛一降再降——工作更卖力,加班时间更长,用“更聪明”(不管到底怎么个聪明法)的方式工作,希望有一天能把工作清单上的事情都做完,但到头来往往是一场空。

  一位接受我辅导的客户是一家大型律师事务所的管理合伙人,我们讨论的事情中,有一项就是如何在有限时间里有效应对高强度任务——客户想要和他约时间,合伙人和其他员工需要他排忧解难,还有邮箱的“狂轰滥炸”……总之,任务清单没有到头的时候。

  当我们没有足够时间完成所要求任务时,常被建议说应该“分出轻重缓急”,好像这是解决问题的万灵咒。但在管理工作流程过程中,我发现分出缓急的方式收效甚微,部分原因在于做起来太容易。没错,不是太难,就是太容易。

  我们先来下个定义:分出缓急是给事务分等级的过程,比如占用我们时间的人,任务清单上的内容,收件箱里的邮件等,要把他们按重要性排列。虽然有时会难下判断,但大多数情况下只是直接依靠感觉做出排列。当看到会议请求,任务清单,或是一封邮件,我们直觉上就知道这是否重要,然后我们就可以把不同的事情进行比较,并排好次序。

  问题来了。排完优先级后,我们还是按照时间和精力充裕的情况来着手处理,而且我们会把不那么重要的事项放到“以后”来做。但是从来没有所谓的“以后”。未完成清单从来没有尽头。

  我们的时间和精力都是有限资源。一旦我们的职业生涯进入某个阶段,我们所担负的责任让我们永远无法满足所有要求,不管我们加多久班,干得多卖力。想要见我们的人从门外排到了街上,任务清单长得拖了地,收件箱从来没有空的时候。

  关键在于,分出缓急是必要但不充分条件。重点在下一步,鉴别归类。处理突发事件的医务人员必须判断哪些患者需要立即处理,哪些可以等一等,哪些根本无需治疗,还有哪些已经没救了。对我们普通人来说,鉴别归类意味着不要只关注最重要的项,把不那么重要的事情放到“以后”来做,而是设下需要处理事项的临界标准,主动忽略那些不达标的大量事务。

  分清重点

  把满满的收件箱、没做完的工作清单、排在门外失望的人群视作自身工作失误,这没有任何帮助。这种观点可能推动我们更努力工作,希望有一天能完成任务,但这是无用功。因为在职业的某一个阶段,不管我们如何投身事业,我们所面临的潜在挑战总是超出我们能力所及。所以,收件箱、工作清单还有排队的人群恰恰是成功标志,证明人们需要我们的时间和关注。最终的胜利不是赢得一场战斗,而是赢得一场战争:不是处理完收件箱,而是处理完收件箱里所有重要信息。不是完成清单上的所有事项,而是完成清单上全部重要事项。不是处理完所有排队人群的问题,而是把真正重要人物的问题处理完。

  我们在“时间管理”和“个人生产力”上面花了太多精力。虽然这些努力从战术上有效,但在战略上进行鉴别归类时就没用了。记住:任务不是要列出清单,而是决定哪些可以删除,并且坚持执行。

  接着,我们需要解决鉴别归类所涉及到的情感问题,因为这不仅仅是个认知过程。

  主动忽略

  主动忽略一些事情,拒绝一些人会产生一系列情绪问题,极大影响我们的选择和行为。这正是鉴别归类方法的困难之处,但只有我们关注它的情绪维度,我们通过基本理性干预来控制工作流程的努力才会奏效。

  这个过程可能当下就在发生。当你刚读到上面说的“不是真正重要人物”时,很可能会退缩,觉得这也太无情了。我读到这里时也打退堂鼓,而且这还是我自己写的!这个反应可以理解,也正解释了为什么我们会在那些不值得的人身上花费时间和注意力。在有效进行鉴别归类和成为“混蛋”之间仅有一线之隔,我们中的许多人生怕跨过这条线,宁可离这条线远远的。

  驾驭情绪

更多相关精彩图片请进入『国家摄影』浏览

[上一页] 第 [1] [2] 页 [下一页]

责任编辑:alexmls
已有 条评论    【复制网址】【收藏新闻